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Opinião

Limpe o pó às fichas dos pacientes

Limpe o pó às fichas dos pacientes

“Dados com fumo, fogo no negócio”. É assim que Thomas C. Redman, presidente da multinacional Data Quality Solutions, sintetiza a importância dos dados, abrindo-me caminho para o tema das bases de dados de pacientes. Não tem a ver com a sua clínica? Pense duas vezes. Três vezes.

Comecemos com o tradicional arranque de uma adivinha, daquelas que muitos de nós gostam: qual é a coisa, qual é ela, que todos os dias na abertura da porta da clínica tem uma forma e no encerramento tem outra? É a base de dados dos pacientes. Um recetáculo de informação que muda todos os dias – com o atendimento, com as notas das consultas, na sequência de telefonemas de pacientes, entre vários outros fatores.

 

O que acontece na base de dados dos pacientes enquanto a clínica está na sua atividade normal é um frenesim mudo de bytes. E não precisa de ser uma clínica com 10 gabinetes, pode ter apenas uma cadeira de tratamento já que, proporcionalmente, é o mesmo. Pelo que se impõe perguntar: quando foi a última vez que pensou nisto?

Há tempos, numa visita a uma clínica que me pediu auxílio para realizar a análise da gestão – de forma a identificar os pontos que ora estagnavam o negócio, ora o puxavam para baixo – uma das informações essenciais era o número de pacientes. O dono da clínica, normalmente médico-dentista, não sabe com precisão ou apressa-se a disparar um total gordo e dito com um certo orgulho. O que é perfeitamente natural, uma vez que se encara como resultado de trabalho árduo durante anos.

 

Regra geral, o número avançado situa-se muito próximo do real. O problema é quando se acrescenta o termo “ativos”. No caso concreto, a clínica tinha 12 anos. O diálogo foi mais ou menos assim: “E quantos pacientes tem?”, “Temos 11 mil!”, “OK, e desses quantos estão ativos?” O silêncio instala-se e a reação é também muito comum: “O que quer dizer com isso?!”.

Com “isso” pretende-se apurar quantos pacientes vão efetivamente às consultas ou podem ser convidados a revisitar a clínica. Não basta olhar para o número da ficha criada para o último paciente e entender que atrás há todo um universo de ativos garantidos. Se não há um trabalho constante de limpeza e manutenção da base de dados, o número deixa de espelhar a bolsa real de pacientes. Além disso, induz em erro qualquer projeção que se pretenda fazer da viabilidade ou do crescimento da clínica.

 

Como se limpa então o pó às bases de dados de pacientes? Não perca a crónica da próxima semana, onde deixarei o passo a passo de um plano de ação para começar a fazer esse trabalho. Até lá, imagine a vida na sua clínica sem sistema informático. “Não consigo imaginar, está tudo no sistema, nem poderia trabalhar!” Exato, está tudo no sistema. Ou seja, está tudo na base de dados. Tudo.

*Presidente da Incisivos – Associação dos Empresários da Medicina Dentária

 
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