Opinião

Como reduzir gastos nas clínicas dentárias?

Como reduzir gastos nas clínicas dentárias?

A rentabilidade de uma Clínica de Medicina Dentária pode ser alavancada mediante o aumento das receitas ou redução dos gastos totais. Idealmente, um cenário em que se verifique ambas as situações. “Redução de custos” é uma expressão cada vez mais utilizada nos dias de hoje. O sector dentário não é uma excepção. As clínicas têm cada vez mais consciência da importância na racionalização dos custos, pois gerar aumento de receitas não é tarefa fácil nos dias que correm, fruto do crescente aumento do nível concorrencial. Basta pensarmos que Portugal atingiu no ano passado um rácio de um médico dentista por 1.033 habitantes, praticamente metade da recomendação da Organização Mundial de Saúde (OMS) de um médico dentista por 2.000 habitantes. Em 2017, a Ordem dos Médicos Dentistas (OMD) tinha 11.387 inscritos, um aumento de 6,5% face ao ano anterior.

Se em 2010 tínhamos cerca de 1.611 habitantes para cada médico dentista, o rácio actual de 1: 1.033 representa uma evolução bastante desfavorável. Temos todos a consciência que o mercado em que actuamos é limitado e que a captação de novos pacientes diminui tendencialmente ao longo do tempo. Uma clínica com 10 anos de antiguidade não terá, na teoria, o mesmo ritmo de captação de novos pacientes que uma clínica com apenas 2 anos de existência. Pois bem, impera aqui a necessidade de criar programas e acções que potenciem a fidelização e retenção de pacientes actuais e, consequentemente, o aumento da média de visitas anuais de cada paciente. Pela nossa experiência de consultoria em clínica a nível nacional é relevante relembrar que entre 40% a 50% dos pacientes indica a proximidade geográfica como principal motivo de adesão. Não é a recomendação de amigos ou familiares, como é subentendido em muitas estruturas dentárias.

Se não houver uma gestão disciplinada e rigorosa ao longo dos anos facilmente observar-se-á a criação de “gorduras” desnecessárias na clínica, que devem ser eliminadas no menor período de tempo. Pensa-se, recorrentemente, que a forma mais célere e eficaz de reduzir os custos é diminuindo o quadro de pessoal. Nem sempre. Uma acção desta natureza apenas fará sentido se a diminuição do volume de negócios for significativa ou se adoptarmos uma estratégia de actuação que não implique a colaboração de tantos recursos humanos (ex.: estratégia baseada no canal de distribuição online). Os programas de layoff (redução temporária do período de trabalho ou suspensão do contrato de trabalho, por iniciativa da entidade patronal, durante um período de tempo, na condição de tal medida se mostrar indispensável para a viabilidade económica da empresa) que algumas empresas dentárias têm vindo a adoptar podem ter um impacto negativo na produtividade dos negócios, uma vez que estamos a condicionar o grau de motivação dos colaboradores actuais e cessantes.

Pela experiência que adquirimos ao longos dos últimos anos identificámos alguns padrões de comportamento nas clínicas: quando se fala em reduzir custos, além do pessoal, a gerência lembra-se também da necessidade de renegociar condições comerciais, rappel e outras ofertas com os distribuidores, de cortar no orçamento de marketing e eventualmente de renegociar o valor da renda do imóvel. Contudo, de realçar que há muitas outras despesas que somadas têm um enorme contributo na estrutura de custos da empresa, estando muitas delas incluídas numa rubrica contabilística denominada de Fornecimentos e Serviços Externos, tais como as comunicações (fixas e móveis), serviços bancários e seguradores (custos com o TPA, seguros obrigatórios e opcionais, contas ordenado, entre outras), medicina do trabalho, higiene e segurança do trabalho, acções de marketing offline e online, contabilidade, impressoras, alarme e videovigilância, prestação de serviços médicos externos, gestão de equipamentos, entre outros. Curiosamente, estes custos nem sempre são devidamente valorizados pelas clínicas, por não terem noção que contribuem de forma tão significativa para os custos globais da empresa (normalmente entre 25% e 40%), mas outras vezes porque é mais fácil cortar noutras rubricas, conforme mencionado anteriormente. É razoável que numa clínica entre 25% a 35% das receitas se destinem a gastos com pessoal. Esta é, por exemplo, umas das especificidades do negócio das clínicas dentárias, pois implica um investimento inicial acima da média de outros sectores de actividade, nomeadamente com a aquisição de equipamentos (raio-x, ortopantomógrafo, autoclave, entre muitos outros), o que aumenta os custos fixos e variáveis.

Outra questão premente, que permite o aumento da rentabilidade da empresa, consiste na gestão fiscal da empresa, que deve ser discutida em parceria com a contabilidade da sua clínica. Não estamos a falar de “reengenharia financeira” ou de fuga fiscal. Longe disso. No entanto, legalmente é possível que as clínicas obtenham maior eficiência fiscal de forma a pagarem menos impostos e, por inerência, aumentar os resultados globais da empresa. Seja ao nível dos gastos com pessoal ou simplesmente no dossier de encerramento das contas do ano fiscal. Peça ao seu contabilista para lhe enviar mensalmente um mapa de exploração, que poderá ser uma excelente ferramenta para reflectir sobre esta questão e ainda analisar a evolução mensal dos custos das principais rubricas contabilísticas.

Se tiver mais que uma clínica então terá que solicitar um mapa individual para cada, além do mapa consolidado do grupo/empresa. Acredito que vá ser uma oportunidade para o seu contabilista exigir-lhe um aumento dos seus honorários, mas não ceda! E não se esqueça que o seu contabilista não deverá ser um mero intermediário entre a empresa e a autoridade tributária, mas sim, e cada vez mais, um controller de gestão. A função do “guarda-livros” que apenas recebe e trata da documentação da clínica e envia as guias para pagamento de impostos já deveria estar extinta há muitos anos…

(O autor escreve de acordo com a antiga ortografia)