Quantcast
Gestão

Ser médico e empresário: Softwares de gestão, o “coração” de uma clínica

O médico dentista é, muitas vezes, também um empresário e gestor da sua própria clínica. Exercer as duas tarefas é possível graças às tecnologias hoje disponíveis no mercado. Os softwares de gestão são hoje ferramentas essenciais numa clínica. O que permitem fazer? Como funcionam? Quais as tendências nesta área? São algumas das questões que colocamos.

Multitasking ou a capacidade de realizar várias tarefas é uma realidade hoje. A sociedade atual exige-nos um conjunto elevado de conhecimentos e os médicos dentistas não são aqui exceção.

Além da componente óbvia, a medicina oral, quando os profissionais possuem as suas clínicas têm ainda de ter conhecimentos de gestão porque é preciso ter agendamento de consultas, fichas de clientes, métodos de faturação e segurança de dados. É neste campo que um software de gestão se torna um aliado imprescindível nesta questão do multitasking.

“A extrema exigência da nossa atividade clínica deixa pouca margem de tempo para os assuntos de gestão. Contudo, estes não podem de forma alguma ser descurados. Nesse sentido, é de extrema importância ter uma base de organização assente num software de gestão que abranja todas as valências da nossa atividade” Joel Teles, da Medindouro

Joel Teles, da Medindouro, sublinha que “a extrema exigência da nossa atividade clínica deixa pouca margem de tempo para os assuntos de gestão. Contudo, estes não podem de forma alguma ser descurados. Nesse sentido, é de extrema importância ter uma base de organização assente num software de gestão que abranja todas as valências da nossa atividade, quer no sentido clínico, quer no sentido de gestão empresarial”. Artur Cunha, que também exerce medicina dentária e gere a Medilixa Clínica Dentária, acrescenta: “a principal necessidade de gestão é ter disponível um programa de gestão clínica e contabilística que permita o agendamento de consultas e armazenar todos os dados e tratamentos dos nossos pacientes, assim como a edição dos mesmos e que possua uma boa interface com o programa de radiologia, e ao mesmo tempo que possua ferramentas de gestão financeira e faturação, com capacidade de gerar contas correntes, orçamentos, etc. Gosto também de um programa que tenha receituário. Em suma, um programa que contemple as duas vertentes da nossa atividade enquanto médicos dentistas e empresários”.

“A principal necessidade de gestão é ter disponível um programa de gestão clínica e contabilística que permita o agendamento de consultas e armazenar todos os dados e tratamentos dos nossos pacientes, assim como a edição dos mesmos e que possua uma boa interface com o programa de radiologia, e ao mesmo tempo que possua ferramentas de gestão financeira e faturação, com capacidade de gerar contas correntes, orçamentos, etc” Artur Cunha, da Medilixa Clínica Dentária

Os desafios para estes profissionais são bastantes como os próprios identificam. Joel Teles destaca que “embora a nossa dedicação, como médicos, tenha por base prestar os melhores cuidados de saúde, uma clínica não deixa de ser uma empresa com milhares de pacientes e uma equipa de colaboradores a gerir. Assim, desafios como, organizar os agendamentos, dispor das melhores práticas no que concerne ao processamento dos registos clínicos, comunicar eficazmente com os pacientes e restantes elementos da equipa clínica, gerir de forma automatizada todo o processo de faturação e gestão de entidades e controlar áreas como honorários e despesas, são alguns dos desafios a que o software de gestão clínica responde com eficácia”. Por seu turno, Artur Cunha aponta como maior dificuldade nestas questões de gestão “a organização das contas correntes dos pacientes e o agendamento de tratamentos contínuos para cada médico, assim como um receituário. O software que utilizo tem presente todas as ferramentas para organizar e agendar consultas, assim como para tratar dos dados de faturação, etc., simplificando − e de que maneira − a gestão da minha prática clínica e empresarial”.

Estas necessidades eram já uma realidade para estes médicos/empresários e a atual situação pandémica, que exige, por vezes algum trabalho à distância, veio evidenciar esta importância de ter tecnologias de gestão adaptadas à sua prática. Artur Cunha recorda que “aquando do primeiro confinamento tivemos necessidade de encerrar a atividade generalista, mantendo apenas a urgente, e mesmo essa foi bastante reduzida, e foi possível manter a assistência – ainda que limitada – aos nossos pacientes sem termos de nos deslocar ao consultório se a situação assim não exigisse, permitindo trabalhar à distância e de forma segura, sem contacto, sendo o receituário indispensável para o efeito. Obviamente não é a situação ideal, mas sem dúvida é muito mais prático ter acesso a ficheiros clínicos e RX através de um computador do que ter que consultar fichas manuais e RX”. O colega Joel Teles também não tem dúvidas de que a pandemia reforçou a importância de ter processos automatizados e lembra que “logo em março de 2020 sentimos de imediato a vantagem de ter uma ferramenta que nos permitiu reorganizar eficazmente os agendamentos e manter a comunicação próxima com os nossos pacientes. Quase um ano depois, sentimos que todos estes constrangimentos vieram acelerar a digitalização de muitos processos, tais como, confirmação de consultas por SMS, formulários e consentimentos digitais, comunicação e informação automatizada para os pacientes, com uma maior recetividade por parte dos mesmos”. O médico dentista conclui mesmo que “esta tendência vai intensificar-se em 2021”.

 

 

 

 

 

 

 

“A recolha de dados por si só não basta e que é necessário conseguir transformar esses dados em informação, para que possam ser tomadas decisões de gestão assertivas e permitam manter a atividade das empresas em níveis de elevada produtividade” Márcia Alves, gestora de clientes, e Francisco Jesus, sócio-gerente da Tactis Serviços Informáticos

As empresas tecnológicas estão a par das necessidades e ao longo dos anos têm desenvolvido softwares adaptados às especificidades dos consultórios dentários. Márcia Alves, gestora de clientes, e Francisco Jesus, sócio-gerente da Tactis Serviços Informáticos, comentam que “num mercado cada vez mais competitivo e onde não é fácil ultrapassar tantas adversidades e constrangimentos, a recolha de dados revela-se uma ação essencial para qualquer atividade. Mas sabemos de antemão que a recolha de dados por si só não basta e que é necessário conseguir transformar esses dados em informação, de forma eficaz, para que possam ser tomadas decisões de gestão assertivas e permitam manter a atividade das empresas em níveis de elevada produtividade. A medicina dentária não é exceção e o recurso a softwares de gestão visa facilitar o alcance deste objetivo fundamental”. Ricardo Mesquita, managing partner da Cliwise – Medical Technologies, destaca que “um bom software de gestão numa clínica dentária permite potenciar, agilizar e facilitar a atividade clínica”. O mesmo responsável comenta ainda que “a comunicação com o paciente é cada vez mais essencial e muitas vezes um dos pontos diferenciadores das clínicas”. Ricardo Mesquita afiança que usando um software de gestão, a “comunicação é mais rápida e eficaz, o que permite uma gestão muito mais eficiente”, mas recorda que “este crescimento e reforço de atividade não termina na simplificação da comunicação. Vai mais além e abrange pontos como: gestão diária da clínica (marcação de consultas, organização de fichas de pacientes); verificação em tempo real da faturação da clínica (estatísticas diárias, semanais e mensais); e, por exemplo, possibilidade de fazer essa gestão a partir de qualquer lado, inclusive o telemóvel”. Sobre a importância de um bom software de gestão, Joana Gonçalves, responsável pela área de gestão de projetos da Imaginasoft Healthcare Solutions, afirma que ter um “irá proporcionar a qualquer clínica mais eficiência operacional, controlo e gestão diária dos seus processos clínicos e agendas, contribuindo assim para que o foco seja o atendimento e o tratamento dos pacientes”. E Mário Carincotte Rodrigues, area manager Orisline Portugal, sublinha que “sabemos hoje que se uma clínica dentária quer ser eficiente, competitiva e oferecer aos clientes o melhor serviço, tem de ter um software de gestão. Apenas assim será possível organizar o trabalho de toda a equipa, ter a atividade controlada e evitar ineficiências que possam levar a perdas de tempo e mesmo monetárias”.

“Um bom software de gestão numa clínica dentária permite potenciar, agilizar e facilitar a atividade clínica” − Ricardo Mesquita, managing partner da Cliwise

Integração e personalização

Ter tudo num só sítio, possível de consultar em qualquer lugar e adaptado às diferentes realidades são critérios que os gestores das clínicas procuram. E é nesse sentido que a oferta das empresas tecnológicas segue.

A personalização dos sistemas é uma das componentes disponibilizada pelas diferentes empresas que trabalham nesta área. Joana Gonçalves explica que a Imaginasoft tem investido “em tornar as soluções o mais flexíveis possível” e, por isso, atualmente “têm uma elevada capacidade para, com uma simples configuração, ajustar a solução quase ‘à medida’ do cliente – desde algo simples como cores ou botões, até algo mais complexo como os fluxos de operação, o cálculo de honorários ou a configuração de uma determinada comunicação com os pacientes”. Na Cliwise, Ricardo Mesquita defende que “cada clínica e cada médico deve sentir o software como seu, como um prolongamento da sua clínica, e, por isso, a personalização” é um fator “essencial” para se alcançar esse objetivo. Embora desenhado para um largo conjunto de países europeus, o software da Orisline tem igualmente uma grande componente de personalização de acordo com as necessidades de cada médico/clínica. Márcia Alves e Francisco Jesus explicam que também na Tactis é tido em conta o “elevado grau de heterogeneidade entre as clínicas”, o que obrigou “a introduzir mecanismos que permitem a personalização” do seu software. “Para muitas clínicas é incómodo depararem-se com funcionalidades que não usam no seu quotidiano e um software deve apresentar-se ao seu utilizador de forma limpa para conferir um elevado grau de simplicidade na sua utilização”.

Faturação, orçamentos, criação de fichas e agendamento de consultas são algumas das funcionalidades gerais que os softwares de gestão incluem. Depois há opções a acrescentar como, no caso da Tactis, “comunicação antecipada de marcações através de mecanismos automáticos (SMS, e-mails) que reduzem significativamente as faltas dos pacientes ou que antecipam desmarcações por forma a permitir ocupar espaços que de outra forma não seriam aproveitados; acesso imediato à lista de pacientes que não visitam as clínicas durante períodos prolongados, bem como a muitos outros exemplos de listas cuja informação confere efetividade na tomada de decisão ao nível da gestão e, entre outras opções,  a análise estatística de dados recolhidos com indicadores de performance”, explicam Márcia Alvez e Francisco Jesus. A integração de “soluções avançadas de análises e estatística da prática médica, envio automático de SMS para uma efetiva comunicação com os clientes e envio massivo de e-mails e notificações no telemóvel e ainda” são características distintivas da solução da Orisline, de acordo com Mário Carincotte Rodrigues que pormenoriza ainda que o software da empresa integra “o Business Monitor, um CRM que permite realizar análises e estatísticas aprofundadas e, assim, organizar o estudo como uma empresa real, aumentando a produtividade e reduzindo os custos. No dashboard  podemos ter acesso imediato e em tempo real das mais recentes informações sobre a clinica, informações essas que podem ser complementadas com o nosso Business Monitor para uma maior e detalhada análise do desempenho da clínica”.

Na Cliwise, diz Ricardo Mesquita, é possível “criar diferentes perfis para que sejam geridas as autorizações”, ou seja, há o perfil do gestor clínico e do médico e assistente com diferentes níveis de acesso. Aliado às características transversais que já mencionamos, este software tem ainda um “módulo de marketing” no qual é possível “agendar campanhas e pré-customizar mensagens e e-mails para os pacientes”. Na Imaginasoft, Joana Gonçalves esclarece que “o sistema assegura a gestão integral da clínica desde a faturação, à gestão de agendas e processos clínicos, à orçamentação e planeamento de tratamentos, ao apuramento de honorários, gestão de convenções e seguros… Temos investido também na melhoria da gestão de stocks e na automatização dos vários processos de comunicações com os pacientes”.

A premissa de qualquer uma destas empresas é desenvolver softwares que sejam intuitivos e de fácil utilização. No entanto, todas elas prestam apoios técnicos quer na sua implementação, quer no quotidiano de utilização, seja com suporte técnico, seja com workshops online e mesmo vídeos tutoriais.

Flexibilidade e comunicação

As empresas identificam algumas tendências do mercado neste campo dos softwares de gestão. A flexibilidade e a capacidade de comunicação com o cliente estão no topo da lista. De acordo com a Orisline, “a tendência é ter um software como serviço e não como produto. O pagamento é facilitado porque é dividido mensalmente. A procura por soluções na cloud mais flexíveis e dinâmicas é crescente, permitindo a utilização do software a qualquer momento e em qualquer dispositivo. O gestor pode assim concentrar-se mais na análise dos dados para entender como está o desempenho do seu negócio e onde é necessário corrigi-los. As ferramentas de comunicação com o paciente também crescem fortemente, de forma a compensar a distância física obrigatória”, pormenorizou Mário Carincotte Rodrigues. Também Márcia Alvez e Francisco Jesus, da Tactis, destacam a importância de trabalhar na nuvem (cloud). “O acesso à informação a partir de qualquer lugar, ou se preferirmos, o paradigma da mobilidade tem vindo a representar um requisito fundamental para qualquer utilizador deste tipo de soluções. O conceito das soluções na nuvem que permite aceder à informação a qualquer hora e em qualquer lugar, tem vindo a ser vulgarizado e nesse sentido as empresas fornecedoras têm trabalhado por forma a se adequarem a esta necessidade”, dizem.

“A procura por soluções na cloud mais flexíveis e dinâmicas é crescente, permitindo a utilização do software a qualquer momento e em qualquer dispositivo. O gestor pode assim concentrar-se mais na análise dos dados para entender como está o desempenho do seu negócio e onde é necessário corrigi-los” − Mário Carincotte Rodrigues, area manager Orisline Portugal

Na Imaginasoft, 2021 será um ano de investimento em inovação, sendo que Joana Gonçalves destaca “a digitalização de toda a experiência do paciente”, referindo “a utilização de questionários – tablet e composições gráficas de planos de tratamentos – incluindo tecnologia 3D, as ferramentas de business intelligence, através de gestão de KPIs, com a introdução de dashboards com informação que possibilite controlar todos os aspetos da gestão da clínica, apoiando as tomadas de decisão dos gestores de forma simples e intuitiva”. Ricardo Mesquita, managing partner da Cliwise, considera que o futuro pede “simplicidade, mobilidade e eficiência”. O mesmo responsável acrescenta ainda que “o futuro do software, nesta área, está intimamente ligado ao paciente (como podemos melhorar a sua experiência); à maximização e otimização da ação do médico (facilitar as tarefas de gestão do médico/gestor ou até mesmo apenas do gestor da clínica)”. Ricardo Mesquita dá ainda o exemplo de três tendências como “a comunicação com os pacientes personalizada, mas automatizada com o uso de chatbots (que costumamos ver, por exemplo, em vários sites de compras online) para ajuda de preenchimento de informação e para acompanhamento do pré e pós-consulta; sistemas de apoio à decisão clínica (SADC) e sistemas de apoio à decisão para gestão, recorrendo a machine learning para garantir a diminuição do erro clínico e otimização de inventários; campanhas de publicidade”.

*Artigo publicado originalmente na edição n.º 138 da revista SAÚDE ORAL, de maio-junho de 2021.

Este site oferece conteúdo especializado. É profissional de saúde oral?